Didampingi Arpusda, Setwan Kota Surakarta Lakukan Penataan Arsip

HUMAS DPRD KOTA SURAKARTA – Sekretariat DPRD (Setwan) Kota Surakarta melakukan penataan arsip statis dan dinamis. Didampingi tim dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kota Surakarta, Setwan melakukan penataan arsip, dimulai sejak Rabu (18/8/2021), dan rencananya akan berlangsung selama enam hari, di ruang arsip Setwan Kota Surakarta.WhatsApp Image 2021-08-23 at 15.30.20

Kepala Bidang Kearsipan Dinas Arspusda Kota Surakarta, Dra Hesty Dwi Saptaningtiyas, MT, mengatakan pendapingan penataan arsip itu merupakan permintaan dari Pelaksana tugas (Plt) Sekretaris DPRD Kota Surakarta melalui suratnya untuk melakukan pendampingan penataan arsip di lingkup Setwan Kota Surakarta, sekaligus menindaklanjuti  permintaan Komisi IV DPRD Kota Surakarta saat sidak ke Depot Arsip Kota Surakarta beberapa waktu lalu.

“Kami diminta melaksanakan pendampingan penataan arsip di Setwan. Sebagai lembaga arsip kami tentu berkeinginan semua OPD dan lembaga di Kota Surakarta tertata dalam hal kearsipannya,”kata Hesty ditemui saat pendampingan itu, Senin (23/8/2021).

Sebelumnya kata Hesty, Dinas Arspusda Kota Surakarta beberapa kali telah melaksanakan bimbingan teknis pengelolaan arsip bagi pengelola arsip di OPD Kota Surakarta. Namun, setelah dievaluasi bimtek seperti itu katanya tidak banyak membuahkan hasil seperti yang diharapkan.

“Ternyata ilmu yang kita berikan pada saat bimtek itu tidak diterapkan di OPD masing-masing, sehingga kita merasa perlu untuk turun langsung mendampingi penataan arsip seperti yang dilakukan di Setwan Kota Surakarta ini,”ujarnyaIMG_8883

Hesty mengaku bangga kepada OPD, khususnya Setwan Kota Surakarta yang sudah berinisiatif melakukan penataan arsip. “Berarti sakarang OPD sudah mulai tergerak dan fokus pada pengelolaan kearsipan. Karena terus terang selama ini kearsipan itu dipandang sebelah mata. Masih banyak arsip berserahkan dan amburadul itu hampir setiap OPD kita temui. Padahal arsip itu merupakan dokumen dan juga merupakan aset. Saat kita kehilangan arsip maka kita akan kehilangan aset,”paparnya

Hesty berharap dengan pendampingan itu, penataan arsip dilingkungan Sekretariat DPRD kedepan bisa lebih baik, mulai dari entry data maupun penataannya, sehingga ketika mencari arsip yang dibutuhkan menjadi lebih gampang.  “Kami juga berharap kedepan di Setwan ini ada petugas khusus yang melakukan pengelolaan arsip. Karena tugas kami hanya mendampingi dan membina, selanjutnya OPD yang bersangkutan yang meneruskan,”harapnya

Sementara itu, Pelaksana tugas (Plt) Sekretaris DPRD Kota Surakarta melalui Kepala Bagian Umum, Tri Lestari, S.Teks, M.Si, mengatakan pengelolaan dan penataan arsip di setiap organisasi perangkat daerah menjadi sangat penting.

IMG_6386Tata kelola arsip yang baik katanya akan menjadi dasar dalam penyusunan kebijakan, sekaligus menjadi indikator profesionalisme dari sebuah organisasi.

“Penataan arsip sangat penting. Arsip merupakan dokumen yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali dapat kita peroleh, sehingga perlu ditata, dirawat, dilindungi dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Dengan penataan itu akan memudahkan kita untuk mencarinya,”kata Tri Lestari didampingi Kepala Sub Bagian TU Setwan Kota Surakarta, Diniah Damayanti, SE, MM, Senin (23/8/2021).

Tri Lestari berterima kasih kepada tim Arpusda Kota Surakarta yang sudah bersedia melakukan pendampingan dalam penataan arsip dilingkungan Sekretariat DPRD Kota Surakarta. “Kami berterima kasih kepada Tim Arpusda Kota Surakarta yang melakukan pendampingan langsung penataan Arsip ke Setwan. Dengan pendampingan ini kami dapat mengelompokkan mana arsip statis dan dinamis,”ujar Tri Lestari

Arsip yang ditata dilingkungan Setwan adalah arsip sejak tahun 2013 – 2018, meliputi arsip keuangan, hasil reses, risalah rapat, raperda, serta berbagai arsip lainnya yang dimiliki Setwan. Sementara, arsip yang masuk kategori statis, pihaknya menyerahkan kepada lembaga khusus, yaitu Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk dilakukan pemusnahan sesuai jadwal retensi arsip.

Meski anggaran penataan arsip itu sangat terbatas, namun Ia berharap kedepan dukungan anggaran kepada Setwan dapat lebih maksimal, sehingga penataan arsip dapat berjalan sesuai ketentuan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.

“Selain dukungan anggaran yang cukup, tahun depan insya Allah Setwan bisa memiliki PNS dengan formasi JFT Arsiparis, minimal 1 orang khusus untuk menangani arsip di Sekretariat DPRD, sehingga arsip di Setwan ini tertata dengan baik,”harapnya **

Jeprin S. Paudi

Related posts

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *