SURAKARTA – Panitia Khusus (Pansus) DPRD Kota Surakarta menggelar Public Hearing Rancangan Peraturan Daerah (Raperda) tentang Penyelenggaraan Kearsipan, Jumat (10/10), di Graha Paripurna DPRD Kota Surakarta. Kegiatan ini menjadi wadah bagi masyarakat dan berbagai pemangku kepentingan untuk memberikan saran, masukan, dan pandangan terhadap penyusunan Raperda yang sangat penting bagi tata kelola arsip daerah.

Ketua Pansus Raperda Penyelenggaraan Kearsipan, Sri Martuti Handayani, menyampaikan bahwa kegiatan ini dihadiri oleh berbagai unsur, mulai dari instansi pemerintah, tokoh masyarakat, hingga lembaga sosial.

“Public hearing ini tadi kita mengundang berbagai elemen dan tokoh dari berbagai instansi. Dalam public hearing ini, kita meminta masukan dan saran, dan banyak sekali masukan yang kita tampung. Semuanya akan kita tindak lanjuti dalam pembahasan selanjutnya,” ujar Martuti.

Martuti menambahkan, terdapat beberapa usulan menarik yang muncul dalam forum tersebut, terutama terkait dengan muatan lokal dan nilai-nilai religi yang diharapkan dapat diakomodasi dalam Raperda ini.

“Yang menarik, ada tambahan usulan agar muatan religi dimasukkan dalam cagar budaya serta aspek muatan lokal. Masih banyak yang perlu kita tampung dari masyarakat agar muatan lokal ini bisa menggambarkan kondisi dan karakter Kota Surakarta secara utuh,” lanjutnya.

Martuti mengatakan, pihaknya akan mengakomodasi muatan lokal secara maksimal, dengan tetap memperhatikan regulasi yang berlaku.

“Akomodasi muatan lokal ini tentunya disesuaikan dengan peraturan di atasnya. Artinya, muatan lokal tetap harus mengacu dan menyesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, khususnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” tegasnya.

Lebih lanjut, Ia juga menegaskan bahwa penyusunan Raperda tentang kearsipan ini merupakan langkah penting bagi Kota Surakarta, mengingat arsip memiliki peran vital dalam menjaga memori kolektif dan sejarah bangsa.

“Raperda kearsipan ini baru pertama kali disusun. Kita sambut dengan baik karena pentingnya arsip itu luar biasa, tanpa arsip, tidak ada memori, dan tidak ada bukti. Karena itu, perda kearsipan ini harus kita miliki,” tegasnya.

Sementara itu, Yanik Palupi, Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Surakarta, turut memberikan pandangan terkait pelaksanaan pengawasan dan pembinaan kearsipan di daerah. Ia menjelaskan bahwa audit kearsipan telah dilaksanakan secara rutin setiap tahun oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), meskipun pelaksanaannya masih terbatas pada perangkat daerah.

“Alhamdulillah audit kearsipan sudah dilakukan secara rutin setiap tahun oleh LKD, namun baru mencakup perangkat daerah karena sistemnya terintegrasi dengan provinsi dan nasional. Kami belum memiliki kewenangan sampai ke BUMD, partai politik, atau perseorangan. Untuk mereka sifatnya hanya pembinaan, bukan pengawasan,” ujar Palupi.

Palupi juga menjawab pertanyaan terkait kegiatan penelusuran arsip ke masyarakat. Ia menjelaskan bahwa LKD telah aktif melakukan akuisisi arsip dari perorangan sebagai bentuk pelestarian memori kolektif daerah.

“LKD melakukan penelusuran arsip dan akuisisi arsip kepada perorangan. Contohnya pada tahun 2025 ini kami telah melakukan akuisisi arsip dari Maestro Keroncong, Ibu Waljinah, yang informasinya kini telah menjadi bagian dari koleksi arsip LKD. Selain akuisisi, LKD juga berkewajiban mendorong masyarakat untuk menyerahkan arsip statisnya ke LKD guna menambah khasanah arsip statis Pemerintah Kota Surakarta sebagai bahan edukasi, penelitian, dan layanan publik,” terangnya.

Ia menambahkan bahwa kesadaran masyarakat dalam menyerahkan arsip statis sangat penting dan hal tersebut telah diatur dalam BAB XIX Raperda tentang Peran Serta Masyarakat Pasal 99 Huruf a, yang mengatur mengenai arsip usul serah dari masyarakat kepada LKD.

Akses Layanan Arsip Melalui SIKN dan JIKN

Menanggapi pertanyaan seputar layanan arsip yang masih terbatas, Palupi menegaskan bahwa prinsip kearsipan bukan untuk disimpan, melainkan untuk diinformasikan kepada publik.

“Sejalan dengan slogan kearsipan bahwa arsip tidak untuk disimpan tetapi untuk diinformasikan, maka informasi kearsipan di Pemerintah Kota Surakarta kini dilaksanakan melalui aplikasi nasional, yaitu SIKN dan JIKN. Pengguna dapat mengakses laman jikn.anri.go.id dengan mengetik ‘Kota Surakarta’ untuk melihat informasi layanan kearsipan online. Selain itu, masyarakat juga dapat berkunjung langsung ke Depo Arsip LKD Surakarta,” jelasnya.

Ke depan, Palupi menyampaikan bahwa LKD berencana mengembangkan aplikasi digitalisasi arsip khusus Kota Surakarta bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo), agar pelayanan arsip semakin mudah diakses oleh masyarakat.

“Untuk pengembangan penyimpanan arsip khusus Kota Surakarta, kami akan membuat aplikasi digitalisasi arsip yang akan dikembangkan bersama Diskominfo,” tambahnya.

Selain itu, Palupi juga menanggapi berbagai usulan masyarakat dalam forum tersebut, salah satunya terkait pelaksanaan diseminasi, diskusi, dan workshop bagi pelaku kearsipan di masyarakat.

“Ada usulan agar dilakukan diseminasi dan diskusi tentang pelaku kearsipan masyarakat. Insya Allah kita akan memfasilitasi kegiatan tersebut dan berkoordinasi dengan pihak-pihak yang mengusulkan,” ungkapnya.

Dalam forum tersebut, perwakilan dari Bawaslu Kota Surakarta juga memberikan masukan agar pasal terkait pembinaan kearsipan mencakup lembaga penyelenggara kepemiluan, bukan hanya organisasi politik.

“Masukan dari Bawaslu akan kita tindak lanjuti dengan menambahkan frasa lembaga kepemiluan pada Pasal 86 ayat (4), agar aturan ini lebih komprehensif,” kata Palupi menambahkan.

Melalui forum public hearing ini, DPRD Kota Surakarta berharap penyusunan Raperda Penyelenggaraan Kearsipan dapat mencerminkan kebutuhan nyata masyarakat, memperkuat tata kelola kearsipan yang benar sesuai peraturan perundang-undangan, serta melestarikan arsip yang bernilai sejarah dan bernilai guna sebagai memori kolektif bangsa.

Raperda ini diharapkan menjadi dasar kuat bagi upaya menjaga warisan dokumenter dan memperkaya khasanah arsip daerah Kota Surakarta agar tidak hilang seiring waktu.

Arifin Rochman